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Was ist Process Mapping?

Wenn Sie ein Unternehmen leiten, ist es wahrscheinlich, dass Sie bereits einige Erfahrung mit Process Mapping haben. Wenn Sie jedoch neu in der Welt des Prozessmanagements sind, kann die Vorstellung, einen Prozess zu visualisieren und zu analysieren, etwas überwältigend sein. Aber keine Sorge – wir sind hier, um Ihnen zu helfen.

Denn mit diesem machtvollen Tool lassen sich Abläufe genau analysieren und Optimierungspotentiale für Ihr Tagesgeschäft aufzeigen. Wir geben Ihnen hier einen Überblick über die Grundlagen des Process Mapping und zeigen Ihnen, welches Potential es für Ihr Unternehmen hat!

1. Die Vorteile von Process Mapping

Eine Process Map ist – vereinfacht gesagt – nichts anderes, als eine Landkarte Ihres Prozesses. Es handelt sich um eine grafische Darstellung, der die einzelnen Schritte und Handlungen enthält, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen.

Durch das Erstellen Process Map können Sie den Ablauf eines Prozesses visualisieren. Diese visuelle Darstellung des Prozesses erleichtert es den Betrachtern, ihn zu verstehen und zu analysieren – und somit auch Optimierungspotentiale zu identifizieren.

Prozesse können komplex sein und oft ist es schwierig, alle Schritte eines Prozesses im Überblick zu behalten. Darüber hinaus können auch Abteilungen oder Mitarbeitende unterschiedliche Ansichten darüber haben, wie ein bestimmter Prozess abläuft. Process Mapping hilft dabei, diese Unterschiede aufzudecken und einen gemeinsamen Verständnisprozess für alle Beteiligten zu schaffen.

Process Maps haben eine Reihe von Vorteilen, darunter:

  1. Eine klare Sicht auf Prozesse ermöglicht es, Verbesserungspotenziale zu erkennen und gezielt anzugehen.

  2. Process Maps können helfen, den Überblick über komplexe Zusammenhänge zu behalten.

  3. Process Maps können dazu beitragen, Schwachstellen in einem Prozess zu identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzuzeigen.

  4. Process Maps können dabei helfen, Kosteneinsparungspotenziale zu identifizieren und die Effizienz des Prozesses zu verbessern.

  5. Die Methode hilft dabei, die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu verbessern und Fehlerquellen aufzudecken.

  6. Durch die gesteigerte Effizienz werden Ressourcen Ihrer Mitarbeitenden frei, die wiederum in die Entwicklung neuer, innovativer Produkte und Services fließen können.

  7. Process Mapping liefert wertvolle Informationen für die Weiterentwicklung von Unternehmensabläufen.

  8. Die Methode unterstützt den Aufbau einer effektiven Qualitätsmanagement-Strategie.

  9. Process Mapping ist ein wichtiges Instrument für die Einführung oder Optimierung von Six Sigma-Methoden.

2. Wie erstelle ich eine Process Map?

Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine Process Map am besten erstellen, gibt es (zum Glück) keine feste Regel. Es hängt alles davon ab, welchen Zweck Ihre Process Map erfüllen soll und wie viele Details Sie einbeziehen möchten.

In den meisten Fällen ist es jedoch ratsam, die folgenden Schritte zu befolgen:

1. Identifizieren Sie den Prozess

Identifizieren Sie den Prozess, den Sie map­pen möchten. Die erste Stufe beim Erstellen eines Process Maps besteht darin, den Prozess zu identifizieren, den Sie visualisieren möchten. Dies kann entweder ein kompletter Geschäftsprozess oder auch nur ein Teilprozess sein.

Wir schauen uns hier zur Verdeutlichung mal den Prozess an, den ein neuangestellter Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen durchlaufen muss, bis er vollkommen arbeitsfähig ist.

2. Sammeln Sie Informationen über den Prozess

Nehmen Sie sich Zeit, um mit verschiedenen Mitarbeitern zu sprechen, die involviert sind, um herauszufinden, wie der Prozess genau abläuft. Dazu können Sie Dokumente wie Standardoperationsverfahren (SOPs) oder Arbeitsanweisungen durchsehen. Noch besser wäre es, mit allen Mitarbeitenden in einem Workshop an einen Tisch zu bringen.

Wir finden so heraus, dass der neueingestellte Mitarbeiter ein Firmenausweis benötigt, ein Notebook, muss im Personalsystem hinterlegt werden, braucht Log-In-Daten für die betriebsrelevante Software, usw.

3. Erstellen Sie einen Entwurf Ihrer Process Map

Nun ist es Zeit, den Prozess zu dokumentieren. Die Grundlage für unsere Map, bildet eine große Rolle Brown Paper, die wir auf einer Wand ankleben. In unseren Workshop verwenden wir am liebsten bunte Post-It’s um die einzelnen Prozess Schritte abzubilden, da man diese beliebig oft Erweitern, Umkleben oder Neuschreiben kann.

Anschließend verbinden Sie die verschiedenen Schritte des Prozesses (= Post It’s) mit Linien, um den Ablauf des Prozesses darzustellen. Zuletzt fügen Sie Symbole hinzu, um die verschiedenen Arten von Aktivitäten im Prozess darzustellen (z.B. Entscheidungspunkte, Aufgaben, Dateneingabepunkte usw.)

Tipp: Beginnen Sie mit den wichtigsten Schritten des Prozesses und füllen Sie anschließend alle Zwischenschritt auf. Achten Sie darauf, wirklich alle relevanten Details einzubeziehen.

4. Testen und überarbeiten Sie Ihre Process Map

Lassen Sie andere Leute Ihre Visualisierung überprüfen und Feedback geben. Stellen Sie sicher, dass die Map klar und verständlich ist und alle relevanten Informationen enthält.

3. Beispiele für die Anwendung von Process Mapping

Process Mapping kann in vielen Bereichen eingesetzt werden, zum Beispiel in der Fertigung, im Gesundheitswesen, in der Dienstleistungsbranche oder in der Verwaltung. Eines der bekanntesten Beispiele für die Anwendung von Process Mapping ist die Dokumentation des Kundenservice eines Unternehmens.

Ein Kundenservice Process Map hilft dem Unternehmen dabei zu verstehen, welche Schritte erforderlich sind, um einen Kunden zufriedenzustellen. Es hilft auch dabei festzustellen, wo Schwachstellen im Prozess existieren und wo Verbesserungspotenzial besteht.

Prozesse im Unternehmen identifizieren und visualisieren

Mit Process Mapping können Sie Prozesse im Unternehmen identifizieren und visualisieren. Dies ist nützlich, um Verbesserungspotenziale zu erkennen und den Prozessfluss zu optimieren.

Kundenprozesse optimieren

Mit Process Mapping können Sie auch Kundenprozesse analysieren und optimieren. Dies ist nützlich, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und Kosten zu reduzieren.

Projekte planen und managen

Mit Process Mapping können Sie Projekte planen und managen. Dies ist nützlich, um die Projekteffizienz zu steigern und Risiken zu minimieren.

Fazit

Process Mapping ist ein mächtiges Tool zur Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen, da es Licht ins Dunkel so manches Prozess Djungels bringen kann. Die Maps helfen Prozesse zu visualisieren, überblicken un analysieren. Engpässe und ineffiziente Arbeitsweisen werden bewusst gemacht und können verbessert werden. Process Mapping ist eine wertvolle Methode, um die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen messbar zu steigern.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

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